Bagaimana tahapan pencatatan atau posting transaksi keuangan menjadi buku besar? Berikut cara mencatat transaksi keuangan bisnis dengan tepat yang akan dijelaskan oleh Blog Mekari Jurnal.
Salah satu kegiatan penting yang harus dilakukan oleh perusahaan adalah mencatat transaksi keuangan.
Pencatatan transaksi ini merupakan dasar dalam proses akuntansi.
Tanpa melakukan pencatatan pada transaksi keuangan yang telah dilakukan, Anda tidak dapat membuat laporan keuangan.
Padahal yang kita tahu, laporan keuangan merupakan tugas dan kewajiban bagi perusahaan kepada stakeholder-nya.
Dengan melakukan pencatatan dan membuat laporan keuangan, Anda akan mendapatkan banyak keuntungan, seperti melakukan penilaian, menentukan langkah evaluasi atau perbaikan, membantu pengambilan keputusan, menilai kinerja perusahaan, dan banyak keuntungan lain yang masih bisa didapatkan.
Sayangnya, masih banyak pelaku usaha terutama usaha kecil yang belum banyak mencatat transaksi keuangan yang sudah dilakukannya.
Beberapa alasan yang mereka sebutkan yakni karena susah dan ribet.
Padahal perusahaan dapat dikatakan tumbuh dengan baik jika memiliki pelaporan keuangan yang rapi, valid, akurat, dan dapat terbaca dengan mudah.
Pencatatan transaksi keuangan secara teratur memegang peranan penting untuk melengkapi laporan keuangan yang dapat dimanfaatkan sebagai kepentingan bisnis.
Table of Contents
Tahapan Pencatatan atau Posting Transaksi Keuangan Menjadi Buku Besar
Untuk menemukan jawaban dari pertanyaan tersebut, berikut ini adalah langkah-langkah yang harus Anda lakukan untuk membuat pencatatan transaksi keuangan.
Menyiapkan Bukti Transaksi
Sebelum membuat posting transaksi keuangan, tentunya Anda harus menyiapkan bukti-bukti transaksi bisnis secara kronologis sebagai dasar dari pencatatan keuangan.
Adapun contoh bukti transaksi seperti faktur atau invoice, nota, bukti penerimaan, bukti pembayaran, buku kwitansi, akte, surat perjanjian, wesel, cek, dan lainnya.
Bukti-bukti tersebut dapat dikatakan sebagai alat pertanggungjawaban terhadap transaksi yang sudah dilakukan perusahaan.
Menyusun bukti transaksi harus dilakukan secara kronologis, artinya membuatnya secara terurut dan terperinci.
Identifikasi Keaslian Bukti Transaksi Keuangan
Bukti yang sudah dikumpulkan bukan berarti dapat dicatat semua.
Bukti yang boleh dicatat dalam pembukuan adalah yang asli sehingga Anda harus memastikan keaslian dari bukti transaksi tersebut.
Langkah ini penting karena akan berkaitan dengan proses-proses selanjutnya terutama proses audit.
Jika Anda ketahuan mencatat transaksi dengan bukti yang palsu maka resikonya akan sangat besar.
Bisnis Anda dapat mengalami banyak masalah sampai akhirnya mungkin akan dibekukan.
Oleh karena itu, pastikan bukti yang dicatat adalah bukti yang asli bukan bukti yang dibuat-buat atau palsu.
Terlebih dengan adanya kecanggihan teknologi, membuat atau meniru bukti merupakan hal yang mudah untuk dilakukan, sehingga Anda juga harus waspada.
Cara yang dapat dilakukan untuk mengecek keaslian bukti yakni dengan melakukan pengecekan silang antar pihak, baik pihak internal maupun eksternal.
Selain itu, Anda juga dapat mengeceknya dengan melihat informasi perusahaan, tanda tangan atau stempel sebagai bukti keaslian.
Melakukan Pencatatan Transaksi Keuangan
Setelah melakukan analisis bukti-bukti transaksi yang ada, saatnya mencatat bukti-bukti tersebut ke dalam jurnal harian.
Jurnal merupakan catatan yang disusun secara sistematis dan didasarkan pada kronologis transaksi-transaksi yang dilakukan.
Fungsi dari adanya jurnal ini adalah:
- Mencatat semua transaksi yang dilakukan berdasarkan pada bukti yang ada.
- Mencatat transaksi yang ada berdasarkan waktu kejadiannya.
- Semua transaksi yang dilakukan dan dicatat dalam jurnal merupakan hasil analisa dari bukti-bukti yang tersedia.
- Dapat digunakan sebagai instruksi untuk melakukan posting debit atau kredit ke buku besar.
- Memberikan informasi terkait dengan transaksi-transaksi yang sudah dilakukan.
Dalam pembagiannya, jurnal terdiri dari dua jenis yaitu jurnal umum yaitu jurnal yang mencatat seluruh transaksi ke dalam sebuah kesatuan berdasarkan pada urutan waktu dan jurnal khusus yang digunakan untuk pencatatan transaksi keuangan yang dilakukan secara spesifik.
Melakukan Posting Transaksi ke Buku Besar
Setelah mencatat semua bukti transaksi ke dalam jurnal lalu apa?
Langkah setelah mencatat transaksi dalam jurnal yaitu adalah mem-posting ke dalam buku besar.
Berikut adalah langkah yang harus dilakukan untuk mem-postingnya.
- Pindahkan tanggal transaksi dari jurnal ke lajur perkiraan yang berkaitan di dalam buku besar.
- Pindahkan jumlah debit dan kredit yang ada di jurnal ke lajur debit atau kredit perkiraan yang ada di buku besar.
- Catat nomor kode akun pada kolom referensi jurnal sebagai tanda jumlah jurnal yang sudah dipindahkan ke dalam buku besar.
- Catat nomor halaman jurnal pada kolom referensi yang ada di dalam buku besar setiap pemindahbukuan.
Setelah mengetahui tentang tahapan mencatat transaksi keuangan hingga mempostingnya dalam buku besar yang cukup memerlukan usaha dan ketelitian.
Membuat Neraca Keuangan
Jika Anda sudah mencatat transaksi keuangan dengan rapi, cara selanjutnya Anda dapat membuat neraca.
Kegiatan ini bertujuan untuk mengetahui apakah jumlah saldo sisi aktiva (debit) sama dengan saldo sisi pasiva (kredit).
Jika belum seimbang maka artinya ada transaksi yang belum dicatat atau ada kesalahan dalam menghitung.
Anda dapat membetulkannya sebelum membuat laporan keuangan.
Dengan demikian membuat neraca juga dapat mengurangi risiko Anda salah dalam membuat laporan keuangan.
Karena jika kesalahan diketahuinya pada saat sudah menjadi laporan keuangan, tentu saja pekerjaan Anda pun akan semakin banyak.
Maka ada baiknya, jika perusahaan mulai beralih menggunakan software akuntansi online atau aplikasi pencatatan keuangan yang memudahkan pencatatan dan pengecekan setiap saat.