Penyelenggaraan sistem pembayaran yang baik dan aman sangatlah penting dalam menunjang bisnis secara keseluruhan. Ketika baru memulai bisnis, sistem pembayaran tentu harus menjadi salah satu fokus utama.
Hal ini terjadi karena seluruh transaksi akan didasarkan pada sistem pembayaran yang diterapkan. Oleh sebab itu sebelum memulai bisnis, ada baiknya untuk mempertimbangkan sistem pembayaran mana yang tepat.
Pengertian Sistem Pembayaran
Dilansir dari halaman situs Bank Indonesia, pengertian sistem pembayaran adalah sebuah sistem yang di dalamnya mencakup seperangkat aturan, lembaga, dan mekanisme untuk kegiatan pemindahan dana, sebagai bentuk pemenuhan kewajiban yang timbul atas sebuah kegiatan ekonomi.
Berdasarkan definisi tersebut, jelas bahwa sebuah sistem pembayaran tidak cuma tentang mekanisme atau cara pembayaran, tetapi juga melibatkan aturan dan lembaga. Adapun dalam evolusinya, sebuah sistem pembayaran sangat dipengaruhi oleh tiga hal, yakni inovasi teknologi dan model bisnis, tradisi masyarakat, dan kebijakan otoritas.
Jenis-Jenis Penyelenggaraan Sistem Pembayaran
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, penyelenggaraan sistem pembayaran memang merupakan salah satu hal utama dalam sebuah bisnis, hingga akhirnya berpengaruh terhadap perekonomian secara lebih luas.
Secara umum kita mengenal adanya dua jenis sistem pembayaran yang berbeda, yakni Sistem Pembayaran secara langsung (metode tradisional), dan Sistem Pembayaran secara digital. Mari kita bahas satu per satu kedua jenis Sistem Pembayaran tersebut di bawah ini:
- Sistem Pembayaran Tradisional
Sesuai dengan namanya, penyelenggaraan sistem pembayaran yang satu ini memang dilakukan dengan cara yang sudah dilakukan sejak lama yakni melalui uang tunai.
Seperti yang sudah kita ketahui, sejak metode transaksi menggunakan uang koin atau uang kertas ditemukan, segala bentuk sistem pembayaran dilakukan dengan memanfaatkan alat pembayaran berupa uang tunai. Hal semacam ini masih berlangsung bahkan hingga saat ini.
Penyelenggaraan sistem pembayaran tradisional memiliki beberapa kelebihan dan kekurangannya. Kelebihan dari Sistem Pembayaran tradisional yang pertama adalah masyarakat sudah sangat familiar dengan penyelenggaraan sistem pembayaran yang satu ini.
Di manapun itu, hampir semua bisnis dan layanan pasti menerima sistem pembayaran menggunakan uang tunai. Hal inilah yang membuat banyak bisnis tetap melaksanakan sistem pembayaran secara tradisional di samping metode transaksi lainnya.
- Sistem Pembayaran Digital
Penyelenggaraan sistem pembayaran digital, atau yang terkadang disebut juga sebagai sistem pembayaran elektronik, adalah aktivitas transfer nilai dari satu akun pembayaran ke akun pembayaran lainnya menggunakan perangkat digital seperti ponsel.
Lalu POS (Point of Sales), serta saluran komunikasi digital seperti data nirkabel seluler atau komputer. Definisi ini mencakup pembayaran yang dilakukan dengan transfer bank, dompet digital, dan kartu pembayaran termasuk kartu kredit, debit, dan prabayar.
Tidak ada definisi tunggal dari penyelenggaraan sistem pembayaran digital yang diterima secara universal karena pembayaran digital dapat bersifat sebagian digital, atau sepenuhnya digital.
Misalnya, sistem pembayaran digital sebagian adalah pembayaran di mana pembayar dan penerima pembayaran menggunakan uang tunai melalui agen pihak ketiga, dengan penyedia membuat transfer bank digital di backend.
Pembayaran digital utama mungkin adalah pembayaran di mana pembayar memulai pembayaran secara digital ke agen yang menerimanya secara digital tetapi penerima pembayaran menerima pembayaran tunai dari agen itu.
Jadi, definisi penyelenggaraan sistem pembayaran digital harus sesuai dengan tujuan. Satu definisi menekankan antarmuka pembayar-pembayar sebagai elemen penentu. Definisi lain mendefinisikan pembayaran digital berdasarkan instrumen pembayaran, atau beberapa variabel lainnya.
Pilihan definisi ini menjadi sangat relevan ketika tujuannya adalah untuk memperkirakan jumlah atau pangsa pembayaran digital dalam kasus penggunaan, organisasi, perusahaan, negara, atau wilayah tertentu.
Komponen Sistem Pembayaran
Terdapat beberapa komponen yang mampu membangun sistem pembayaran agar bisa terealisasi lebih mudah. Beberapa komponen sistem pembayaran tersebut adalah sebagai berikut:
- Sistem transfer dana: sistem ini memungkinkan adanya proses pemindahan dana dari satu bank ke bank lainnya ataupun ke bank yang sama.
- Alat pembayaran: alat pembayaran adalah alat yang di dalamnya terdiri dari alat pembayaran tunai dan nontunai.
- Saluran pembayaran: saluran di dalamnya mencakup teller input, mobile banking, mesin ATM, internet banking, phone banking, sampai EDC atau electronic data capturing.
- Regulator: mereka adalah pihak yang mempunyai wewenang dalam mengatur aturan main, kebijakan, dan juga ketentuan lain yang sifatnya lebih mengikat untuk semua komponen yang terlibat di dalam payment system itu sendiri.
- Penyelenggara: suatu lembaga yang bertanggung jawab dalam memastikan bahwa semua kegiatan transaksi dapat diselesaikan hingga akhir.
- Lembaga yang berwenang: suatu lembaga yang melakukan proses payment system, yakni BI. Sementara itu, kepentingan pasar modal lembaga berada di bawah PT Kustodian Sentral Efek Indonesia dan juga Penyelenggara Kliring Alat Pembayaran Menggunakan Kartu atau APMK.
- Instrumen: alat pembayaran yang dilakukan dengan baik secara tunai atau nontunai.
- Infrastruktur: seluruh bentuk sarana fisik yang bertugas dalam mendukung proses kegiatan operasional payment system.
- Pengguna: mereka adalah pihak yang disebut dengan konsumen atau orang yang memanfaatkan payment system.
- Setiap komponen diatas saling terikat dan berhubungan agar mampu membentuk payment system.
Keunggulan Penyelenggaraan Sistem Pembayaran Tradisional
- Lebih Familiar
Salah satu keunggulan utama dari sistem pembayaran secara tradisional tidak lain dan tidak bukan adalah lebih familiar di kalangan masyarakat.
Hal ini terjadi karena penyelenggaraan sistem pembayaran tradisional menggunakan uang tunai sudah dilakukan sejak zaman dahulu. Oleh sebab itu tak heran jika masyarakat lebih mengenal penyelenggaraan sistem pembayaran dengan cara yang konvensional seperti ini.
Jika kita melihat secara garis besar, penyelenggaraan sistem pembayaran digital memang sudah cukup populer terutama di kota-kota besar. Namun, apabila kita melihat kegiatan jual beli di pedesaan atau kota-kota kecil, tentu metode transaksi yang paling banyak digunakan adalah sistem tradisional yang memanfaatkan uang tunai.
Inilah yang menjadi keunggulan dari penyelenggaraan sistem pembayaran tradisional, karena lebih dikenal secara luas baik di kota-kota besar maupun kota-kota kecil dan pedesaan.
- Diterima secara Luas
Masih berhubungan dengan keunggulan di atas, keunggulan selanjutnya dari penyelenggaraan sistem pembayaran tradisional adalah sistem pembayaran ini diterima secara luas. Di Indonesia sendiri, sistem pembayaran menggunakan uang tunai seakan sudah menjadi dasar bagi seluruh sistem transaksi.
Seluruh bisnis ataupun usaha yang berdiri di seluruh penjuru Indonesia pasti menerima sistem pembayaran secara tunai. Hal ini tidak dibatasi oleh koneksi ataupun letak geografis.
- Aman dari Peretasan
Sistem pembayaran secara tradisional pada dasarnya memang dilakukan secara langsung antara pemberi dan penerima. Sistem pembayaran seperti ini sama sekali tidak membutuhkan jaringan internet, sehingga dijamin aman dari kejahatan cyber seperti peretasan.
Tak hanya itu saja, sistem pembayaran secara langsung juga tidak akan terkendala oleh gangguan sistem jaringan internet yang kadang kala terjadi.
Kelebihan Penyelenggaraan Sistem Pembayaran Digital
- Efisiensi Pembayaran
Pembayaran secara tunai memaksa Anda untuk berurusan dengan hal fisik. Anda perlu melatih karyawan untuk menggunakan mesin kasir, memberikan jumlah uang kembalian yang tepat, dan menghitung berapa banyak uang yang telah mereka kumpulkan di penghujung hari.
Anda juga perlu mempekerjakan karyawan yang cukup untuk menangani tugas-tugas tersebut. Pada jam sibuk, Anda perlu memastikan bahwa Anda memiliki cukup kasir untuk menangani arus pelanggan.
Sistem pembayaran tanpa uang tunai dapat berdampak pada transaksi yang lebih cepat terjadi lebih cepat. Tidak ada penghitungan uang, dan pembayaran divalidasi secara otomatis. Pembayaran yang lebih cepat dapat menjadi cara yang bagus untuk meningkatkan kualitas pelayanan.
- Lebih Sedikit Risiko
Masalah lain yang muncul dengan menyimpan uang tunai dalam bentuk fisik adalah risiko pencurian. Uang tunai lebih mudah dicuri dan hampir tidak mungkin dilacak setelah dicuri.
Untuk bisa menambah keamanan, dibutuhkan modal yang lebih besar pula. Apabila pemilik bisnis menerapkan penyelenggaraan sistem pembayaran secara digital, maka pembayaran sepenuhnya tanpa uang tunai. Dengan demikian, tidak akan ada uang tunai untuk dicuri.
- Menghemat Waktu
Metode transaksi secara digital mungkin tidak hanya menghemat waktu saat checkout, tetapi juga dapat membawa efisiensi lebih untuk operasi bisnis lainnya. Beberapa tugas pembukuan dapat dilakukan secara otomatis. Pemilik bisnis atau karyawan sudah tidak perlu menghitung uang tunai, saldo di laci register, atau menyetor uang secara fisik ke bank.
- Pembukuan yang Mudah
Menerapkan penyelenggaraan sistem pembayaran digital memungkinkan pemilik bisnis untuk mengotomatiskan tugas akuntansi dan pembukuan tertentu. Otomatisasi ini sangat disambut baik saat mengajukan pajak karena semua data transaksi, termasuk informasi pajak penjualan, dapat diakses dan dikelola dengan mudah.
Pemilik bisnis dan karyawan juga dapat mengirim data transaksi ke alat atau database lain untuk meningkatkan layanan pelanggan, pemilihan produk, atau pemasaran.
Hal ini tidak hanya menghemat waktu dan biaya dari akuntan profesional, tetapi juga kemudahan karena semua informasi yang diperlukan sudah tersedia dan diatur dengan benar secara otomatis.
Cara Meningkatkan Penyelenggaraan Sistem Pembayaran
Agar bisa menyelenggarakan sistem pembayaran yang baik dan lancar, tentu harus didukung oleh pencatatan keuangan dan pencatatan pembayaran yang maksimal. Hal ini terjadi karena ketiga hal ini memang saling berhubungan sehingga secara tidak langsung mempengaruhi satu sama lain. Berikut telah kami rangkum ragam caranya secara lebih jelas:
- Buatlah laporan yang berorientasi pada tujuan
Anda harus tahu tujuan Anda. Pelaporan penjualan atau keuangan harian bukan hanya tugas lain yang harus diselesaikan sebelum akhir hari. Tujuan dari pelaporan penjualan harian adalah untuk menginformasikan dan mengomunikasikan informasi penting kepada semua pemangku kepentingan. Anda harus selalu mengingat apa yang ingin Anda capai.
- Konsistensi
Analisis komparatif memang dapat menghasilkan wawasan yang menyeluruh, tetapi untuk itu Anda harus menjaga agar laporan tetap konsisten. Meskipun teknologi akan memastikan bahwa laporan bisa dihasilkan sekitar waktu yang sama, menyajikan informasi dalam format yang sama, menyoroti metrik yang sama, dan parameter utama dapat dibandingkan sepanjang waktu, Anda tetap harus memastikan bahwa informasi yang tepat dimasukkan ke dalam sistem pelaporan.
Di sini, peran pengunggahan data penjualan secara manual juga menjadi penting. Anda harus memastikan bahwa aplikasi keuangan untuk bisnis Anda memiliki ketentuan pengunggahan manual data yang hilang, rekonsiliasi untuk data yang tidak cocok dan lainnya.
- Mengutamakan ketelitian
Setelah melakukan pengecekan laporan keuangan secara konsisten, hal penting lainnya yang tidak boleh lewat dari perhatian adalah mengutamakan ketelitian. Memang sudah bukan menjadi rahasia lagi bahwa ketelitian merupakan hal yang sangat penting dalam pencatatan keuangan, baik yang tingkat sederhana maupun yang lebih kompleks.
Meskipun bisnis sudah menerapkan metode pencatatan secara digital, namun ketelitian tetap harus menjadi hal yang dijunjung tinggi terutama dalam proses verifikasi dan pengecekan.
- Membuat laporan yang dapat disesuaikan
Beberapa orang mungkin beranggapan bahwa menyesuaikan laporan untuk memenuhi persyaratan pemangku kepentingan yang berbeda adalah hal yang tidak mungkin. Padahal, hal tersebut bisa dilakukan dengan mudah. Alat pencatatan keuangan dan penjualan yang modern memiliki ketentuan untuk menyesuaikan laporan agar bisa memenuhi persyaratan spesifik pelaporan penjualan yang akurat.
Aplikasi seperti ini biasanya sangat interaktif, sehingga cukup perlu melakukan drag dan drop pada bidang serta kolom untuk merancang laporan yang diperlukan. Seperti yang kita ketahui, hal yang paling penting adalah apa yang ingin didapatkan dari laporan tersebut. Sebagai contoh, tim pemasaran mungkin akan menaruh lebih banyak fokus pada matrik penjualan ujung depan sementara petinggi bisnis mungkin lebih berfokus pada parameter yang memengaruhi laba.
- Pelaporan grafis
Dalam pelaporan keuangan, istilah “sebuah gambar bernilai seribu kata” mungkin benar adanya. Hal ini terjadi karena kebanyakan orang adalah pembelajar visual. Telah terbukti secara ilmiah bahwa visual tidak hanya mudah untuk dipahami tetapi juga mudah untuk dipertahankan.
Tren penjualan bulan lalu, pangsa produk tertentu dalam volume penjualan adalah beberapa metrik yang sulit dipahami dalam format angka dan tulisan murni. Oleh karena itu, laporan tersebut harus lebih baik disajikan dalam format grafis agar lebih mudah dimengerti dan dipresentasikan.
- Otomatisasi
Otomatisasi tidak perlu dikatakan lagi merupakan salah satu hal terpenting yang harus diutamakan dalam laporan penjualan dan keuangan. Otomatisasi dalam pencatatan keuangan dan penjualan telah terbukti ampuh dalam memberikan laporan yang modern dan realistis. Manfaat otomatisasi bermacam-macam, di antaranya yaitu menghemat waktu, menghilangkan kesalahan manual, membawa efisiensi, dan masih banyak lagi.
Secara sekilas, pencatatan secara manual mungkin tidak membawa kendala apapun. Namun jika ditelaah secara lebih lanjut, pencatatan manual, terutama pada bisnis yang bergerak cepat akan cukup memakan waktu.
Oleh sebab itu cobalah untuk mengotomatiskan setiap komponen pelaporan penjualan harian mulai dari pengumpulan data hingga pembuatan laporan dan distribusi. Hal-hal ini adalah fitur penting yang selalu dihadirkan dari perangkat lunak laporan bisnis masa kini.
Tips dalam Memilih Aplikasi Pencatatan Keuangan dan Aplikasi Catatan Penjualan
Sebenarnya, cara menentukan aplikasi catatan keuangan dan penjualan yang tepat bukanlah hal yang sulit. Seberapa besar bisnis yang Anda jalankan, baik itu UMKM ataupun perusahaan besar, semuanya dapat memiliki akses yang sama terhadap teknologi pencatatan keuangan dan penjualan yang mutakhir.
Teknologi semacam ini biasanya datang dalam bentuk aplikasi atau perangkat lunak yang dapat dengan mudah diakses melalui perangkat digital seperti tablet atau komputer.
Untuk bisa memilih aplikasi pencatatan keuangan dan penjualan yang cocok, ada baiknya bagi Anda untuk memperhatikan latar belakang pengembang aplikasi. Biasanya, aplikasi yang dapat diandalkan dikembangkan oleh developer yang sudah terpercaya dan berpengalaman.
Selain itu, perhatikanlah juga ragam fitur yang ditawarkan dalam aplikasi tersebut. Pastikanlah bahwa aplikasi yang Anda pilih mencakup semua kebutuhan pencatatan dan pelaporan keuangan dan penjualan.
Rekomendasi Aplikasi Pencatatan Keuangan Terbaik
Bagi Anda yang sedang kebingungan dalam menentukan aplikasi pencatatan penjualan dan aplikasi pencatatan keuangan yang tepat bagi bisnis Anda, maka sudah tidak perlu khawatir lagi. Pasalnya, saat ini sudah ada aplikasi untuk mencatat penjualan dan keuangan dengan fitur yang lengkap dan dapat diandalkan, yakni Mekari Jurnal.
– Sekilas Mengenai Aplikasi Pencatatan Keuangan dari Mekari Jurnal
Sesuai dengan namanya, aplikasi catatan keuangan dari Mekari Jurnal dirancang secara khusus untuk mewujudkan efisiensi bisnis, terutama dalam proses pencatatan keuangan. Melalui aplikasi ini, pengguna bisa menikmati beragam keunggulan di antaranya:
- Pembukuan yang mudah dan cepat
Dengan menggunakan aplikasi ini, proses pendataan keuangan mulai dari pemasukan/pengeluaran, neraca saldo, laba rugi dan arus kas menjadi lebih praktis dan efisien dengan risiko kesalahan yang minimal.
- Modul transaksi otomatis
Aplikasi ini dapat mencatat transaksi dengan lebih rapi dan teliti sehingga menghasilkan data yang akurat dan mudah dibaca.
- Pengaturan aset bisnis yang praktis
Melalui Aplikasi ini, pengelola bisnis bisa mendapatkan kemudahan pencatatan aset, perhitungan depresiasi, dan fitur pemantauan aset lainnya.
– Sekilas mengenai Aplikasi Catatan Penjualan dari Mekari Jurnal
Aplikasi catatan penjualan dari Mekari Jurnal dapat dimanfaatkan secara maksimal untuk membantu mengelola kegiatan pencatatan usaha melalui fitur software penjualan barang, pembelian dan pembayaran. Beberapa keunggulan yang bisa didapatkan dari aplikasi ini antara lain:
- Cek data pembayaran dan hutang dengan mudah
Melalui aplikasi ini, pengguna bisa melakukan pengecekan data pembayaran yang diperlukan dan kontrol hutang atau tagihan sales yang belum terbayar secara terintegrasi.
- Impor template transaksi penjualan
Dengan menggunakan aplikasi ini, pengguna bisa memanfaatkan menu impor transaksi penjualan dan pembelian seperti ketika hendak mengatur data-data transaksi menjadi satu penyimpanan.