Ketahui Cara Membuat Invoice dengan Praktis

Sering kali orang-orang tidak menyadari betapa pentingnya bukti pembayaran dalam sebuah proses transaksi.

Saat transaksi selesai tentu kebanyakan dari kita langsung akan membuang atau bahkan merobek kertas tersebut.

Padahal hal ini cukup penting perannya terutama apabila ada kesalahan dalam transaksi yang sudah dilakukan, faktur tersebut lah yang dapat menjadi bukti klaim.

Tidak jauh berbeda dengan bukti pembayaran tersebut, dalam transaksi sebuah perusahaan juga biasanya terdapat bukti transaksi agar proses bisnis yang dilakukan lebih aman.

Bukti transaksi tersebut adalah invoice atau faktur.

Mungkin beberapa diantara kalian ada yang sudah mengetahui secara jelas namun belum secara dalam atau bahkan beberapa ada yang belum mengetahuinya.

Karena itu kita akan membahas bagaimana cara membuat invoice yang tepat.

Tujuan Pembuatan Invoice

Umumnya, perusahaan akan membuat invoice sebagai cara atau alat penagihan pembayaran terhadap pelanggannya.

Kemampuan membuat invoice yang baik dan benar sangat penting bagi kredibilitas perusahaan Anda.

Pembuatan dokumen ini tentunya memiliki tujuan yaitu sebagi berikut:

1. Bukti Pembayaran atau Kuitansi untuk pelanggan

Invoice yang diberikan pada pelanggan berfungsi sebagai dokumen instruksional yang membantu pembayaran atas pembelian barang atau penggunaan jasa yang telah dilakukan sebelumnya.

Umumnya, invoice dibuat ketika tagihan cukup besar sehingga kwitansi sangat dibutuhkan.

2. Dokumen akuntansi perusahaan

Bagi perusahaan tujuan pembuatan invoice tentu untuk jejak akutansi.

Hal ini cukup penting mengingat sebuah perusahaan yang kredibel semestinya menyimpan berbagai arsip keuangan dengan rinci sehingga jika suatu saat dibutuhkan bisa ditemukan dengan mudah.

Hal-Hal yang Biasanya Tercantum dalam Invoice

Komponen dalam invoice di antaranya yaitu judul, nama dan alamat, daftar pembeliaan, tanggal, nomor invoice, serta ketentuan pembayaran perlu Anda sertakan dalam bagian cara membuat invoice, berikut penjelasannya:

a. Judul invoice

Anda bisa menuliskan judul di bagian atas tengah dengan huruf kapital. Misalnya: INVOICE PEMBELIAN BIJI KOPI SOLO.

Hal ini bertujuan untuk memudahkan pelanggan Anda ketika mereka sedang mengurus banyak dokumen sehingga menyadari bahwa yang Anda kirimkan adalah dokumen invoice.

Dengan begitu, pelanggan Anda bisa mendahulukan mengurus pembayaran dalam dokumen faktur tersebut dibandingkan mengurus dokumen lain yang tidak terlalu buru-buru.

b. Nama dan alamat yang akan membayar 

Perusahaan atau orang yang mengeluarkan pembayaran, bersama dengan alamat surat, harus dicantumkan.

Informasi ini akan membantu pelanggan Anda memahami bahwa dokumen itu sebenarnya ditujukan untuk mereka.

c. Nama dan alamat penerima pembayaran 

Nama orang atau perusahaan yang akan menerima pembayaran harus dicantumkan, bersama dengan alamat penerima pembayaran juga sudah cukup.

Informasi ini akan memudahkan pelanggan Anda mengirimkan cek kepada Anda.

d. Daftar barang atau layanan

Daftar barang atau layanan harus dicantumkan secara rinci dalam invoice.

Misalnya, invoice untuk produk tertentu maka cantumkan deskripsi nama produk, jumlah, harga per unit, dan total harga yang harus dibayarkan.

Pastikan Anda menggunakan kolom sehingga rincian deskripsi lebih mudah dibaca. Hal ini cukup penting untuk dokumentasi akutansi pelanggan Anda.

Jika invoice untuk layanan seperti proyek desain atau penulisan, maka tuliskan secara rinci nama proyek, deksripsi jenis pekerjaan, dan tarif per jam atau dengan perhitungan sesuai perjanjian.

Pastikan deskripsi mengenai tarif dibuat serinci mungkin sehingga tidak menimbulkan kebingungan di kemudian hari.

e. Tanggal 

Hal lain yang sebaiknya disertakan dalam invoice yaitu tanggal.

Beberapa jenis tanggal yang dituliskan yaitu tanggal dikeluarkannya invoice, tanggal pembelian produk atau penggunaan jasa, serta tanggal pembayaran maksimal.

Untuk tanggal pembayaran maksimal, Anda bisa mendiskusikannya dengan pelanggan sehingga mendapatkan kesepakatan dan menyenangkan hati kedua belah pihak.

f. Nomor invoice

Tidak semua invoice menyertakan nomor. Namun, alangkah baiknya jika invoice yang Anda buat menyertakan nomor sehingga memudahkan pengarsipan.

Jika Anda membuat nomor invoice menjadi semacam kode khusus, beritahukan hal tersebut kepada pelanggan sehingga mereka tidak kebingungan.

g. Ketentuan pembayaran

Anda pasti ingin mencatat ketentuan pembayaran. Antah itu pihak pembayar atau penerima pembayaran, penting bahwa setiap orang mendapat kepastian waktu pembayaran akan dilakukan.

Sebagian besar invoice memiliki jangka waktu 30 hari, yang artinya invoice tersebut harus dibayar dalam waktu 30 hari sejak diterima untuk menghindari biaya keterlambatan atau penalti.

Ini biasanya ditulis sebagai “Net 30” pada invoice.

Namun setiap perusahaan berhak menetapkan ketentuan pembayaran mereka sendiri. Ha tersebut tergantung pada jenis bisnis yang mereka lakukan dan jenis vendor yang diajak bekerja sama.

Jadi, Bagaimana Sih Cara Membuat Invoice yang Benar?

Berikut ini ada beberapa hal yang harus diperhatikan dalam pembuatan invoice:

1. Invoice harus dibuat sesuai dengan barang yang telah terjual atau diterima oleh para konsumen. Hal tersebut untuk meminimalisir adanya transaksi penolakan yang dilakukan oleh konsumen pada saat barang yang telah dikirim telah diterima. Oleh karena itu, komponen dalam invoice dibuat setelah proses pengiriman ditandatangani oleh konsumen.
2. Satu kali transaksi yang dilakukan oleh konsumen dapat dituliskan di dalam satu kali transaksi, dan dapat juga dituliskan transaksi secara bertahap. Beberapa perusahaan menetapkan untuk setiap pembayaran dari setiap transaksi yang terjadi, maka pembayaran akan dilakukan setelah proses pemesanan telah dilakukan.
3. Apabila terdapat beberapa kali transaksi maka invoice harus dibuat secara keseluruhan. Dalam hal ini, pencatatan yang detail terkait dengan rincian pembelian yang sangat dibutuhkan baik bagi konsumen maupun penjual.
4. Pembiasaan dalam pembuatan invoice akan membantu para pebisnis untuk memantau buku piutang. Karena dengan adanya komponen dalam invoice, maka para pebisnis dapat memantau piutang perusahaan. Dalam prosedur internal, kontrol sistem akuntansi metode manual sangat disarankan untuk membuat invoice dengan nomor urut cetak. Namun akhir-akhir ini banyak pebisnis yang membuat invoice atau faktur dengan sistem komputerisasi. Kelebihannya sistem komputerisasi adalah ketika mencetak nomor urut, tidak akan terjadi pencetakan nomor urut ganda.