Jadi Hak Karyawan, Ketahui Apa Itu Reimbursement hingga Tips Mengajukannya

Pada beberapa kegiatan kerja, tidak jarang karyawan harus menalangi dulu pengeluaran tertentu dari perusahaan tempat kerjanya dengan uang pribadi. Karena pada dasarnya bukan merupakan tanggung jawab dari pihak karyawan, penggunaan uang pribadi untuk memenuhi kebutuhan perusahaan tersebut pasti akan diajukan penggantiannya. 

Penggantian dana pribadi milik karyawan yang digunakan untuk kebutuhan bisnis perusahaan ini umumnya dikenal dengan istilah reimbursement atau reimburse. Saat mengajukan dana tersebut, karyawan biasanya akan diminta untuk mencatat pengeluaran apa saja yang dipenuhi dengan menggunakan uang pribadinya. Bisa dibilang, reimbursement sering kali dilakukan sebagai sebuah bentuk klaim.

Di setiap perusahaan, kebijakan akan pengajuan reimbursement ini tentu berbeda-beda. Nah, agar lebih memahami tentang apa itu reimbursement, jenis biaya yang berhak diganti, dan tips mengajukannya, simak penjelasan berikut ini.

Apa Pengertian Reimbursement?

Seperti yang telah dijelaskan sedikit sebelumnya, yang dimaksud dengan reimbursement adalah penggantian uang yang telah dikeluarkan oleh karyawan untuk kepentingan atau kebutuhan pihak perusahaan. 

Selain itu, reimbursement juga kerap diartikan sebagai sebuah kompensasi yang diberikan pihak perusahaan dengan tujuan mengganti pengeluaran yang dilakukan oleh pihak karyawan dengan jumlah tertentu melalui dana pribadinya. Pengeluaran tersebut biasanya berhubungan dengan kebutuhan atau kepentingan perusahaan serta diharuskan untuk memakai dana pribadi milik karyawan terlebih dahulu. Kemudian, pihak karyawan dapat mengajukan reimbursement ke pihak perusahaan. 

Jadi, pihak karyawan tidak akan dirugikan atas pengeluaran yang seharusnya ditanggung oleh perusahaan. Tentunya, pengajuan ganti rugi tersebut harus dilakukan dengan berbagai persyaratan, misalnya menunjukkan bukti pembayaran, setruk, invoice, dan lain sebagainya. 

Akan tetapi, tidak semua pengeluaran yang ditalangi menggunakan uang pribadi karyawan bisa diajukan reimburse ke pihak perusahaan. Biasanya, setiap perusahaan memiliki kebijakan tersendiri terkait hal tersebut. Oleh karena itu, setiap karyawan perlu memahami dengan jelas terkait kebijakan pemberian reimburse sebelum mengajukannya ke pihak perusahaan. 

Pengeluaran atau Biaya yang Bisa Diajukan Sebagai Reimbursement

Secara umum, terdapat sejumlah jenis pengeluaran atau biaya yang dapat diajukan sebagai klaim reimbursement, antara lain sebagai berikut.

1. Penggantian Biaya atau Pengeluaran BisnisJenis biaya yang bisa diganti melalui pengajuan reimbursement adalah biaya bisnis. Jenis biaya ini memiliki banyak sekali contohnya. Beberapa di antaranya adalah pembelian pulsa untuk menelepon atau menghubungi klien perusahaan, membayar perlengkapan atau kebutuhan kantor, membayar program pelatihan, membayar tempat sewa, dan lain sebagainya.Satu hal yang perlu diingat, saat akan mengajukan penggantian dana atau reimburse tersebut, cantumkan pula data pribadi secara lengkap dan lampirkan dokumen pelengkap serta bukti pengeluarannya. Dengan begitu, pihak perusahaan bisa mendapatkan informasi dengan jelas terkait untuk apa dan kapan pengeluaran tersebut dilakukan serta kelayakannya penggantiannya. 
2. Penggantian Biaya atau Pengeluaran Perjalanan BisnisPada kesempatan dan jabatan tertentu, karyawan akan ditugaskan oleh perusahaan untuk melakukan perjalanan bisnis ke luar kota atau ke lokasi lainnya. Nah, saat melangsungkan perjalanan bisnis ini, tidak jarang karyawan diharuskan untuk menanggung beberapa biaya atau pengeluaran tertentu menggunakan uang pribadinya terlebih dulu.Beberapa contohnya adalah pembayaran tiket pesawat, kebutuhan transportasi dan akomodasi selama di tempat atau kota tujuan, dan sebagainya. Pada kondisi tersebut, karyawan berhak mengajukan klaim penggantian dana kepada pihak perusahaan sesuai dengan jumlah uang yang telah dikeluarkannya.Kendati demikian, ada kalanya beberapa perusahaan tidak menerapkan reimbursement ini sebab telah memberikan tunjangan transportasi atau dalam bentuk serupa ke pihak karyawan. Oleh sebab itu, selaku karyawan, kamu perlu mencermati terlebih dahulu jenis pengeluaran seperti apa pada aktivitas perjalanan bisnis yang bisa diganti oleh perusahaan agar tak dirugikan. 
3. Penggantian Biaya Medis atau KesehatanTak sedikit perusahaan memiliki kebijakan untuk memberikan ganti rugi kepada karyawannya di bidang kesehatan. Saat harus membayar dana untuk biaya medis, pembelian obat, atau juga perawatan, karyawan bisa mengajukan reimbursement ke pihak perusahaan dengan ketentuan dan syarat tertentu.Meski begitu, kebanyakan perusahaan mungkin tidak menyediakan kebijakan ini karena telah memberikan fasilitas tunjangan berupa BPJS maupun asuransi kesehatan ke setiap karyawannya. 

Tips Mengajukan Reimbursement

Nah, agar pengajuan reimbursement bisa berjalan dengan lancar dan berpotensi besar dikabulkan, simak beberapa tipsnya berikut ini.

1. Siapkan Seluruh Dokumen yang DibutuhkanSaat akan mengajukan reimbursement, pastikan untuk menyiapkan terlebih dahulu segala dokumen maupun berkas pendukung yang dibutuhkan. Tergantung dari kebijakan perusahaan, dokumen yang wajib dilampirkan bisa beragam. Akan tetapi, secara umum, beberapa dokumen yang harus disiapkan, antara lain, bukti pembayaran, setruk, invoice, dan lain sebagainya. Tentunya, agar bisa mengajukan penggantian dana, pastikan untuk tak menghilangkan dokumen tersebut. Selain itu, pastikan dokumen yang disertakan merupakan berkas asli dan bukan merupakan salinan agar lebih meyakinkan pihak perusahaan. Jadi, setiap kali melakukan pembayaran terhadap kebutuhan perusahaan menggunakan dana pribadi, selalu simpan bukti transaksinya dengan aman agar gampang dicari.
2. Segera Lakukan Reimbursement Tanpa MenundanyaSelain itu, pastikan pula untuk melakukan pengajuan reimbursement sesegera mungkin. Sebab, perusahaan juga memerlukan waktu tidak sebentar untuk bisa memprosesnya. Di sisi lain, reimbursement mungkin dilakukan oleh banyak karyawan lainnya. Mengetahui hal tersebut, sangat disarankan bagi kamu untuk tak menunda pengajuan klaim reimburse ini, apalagi sampai melewati batas waktu yang telah ditentukan. Tak berlama-lama mengajukan klaim ini juga meminimalkan risiko kehilangan bukti pembayaran atau invoice pengeluaran.
3. Pahami Prosedur dan Syarat PengajuanTips lainnya yang perlu dipahami dalam pengajuan reimbursement adalah memahami setiap prosedur dan syarat yang perlu dipenuhi. Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, setiap perusahaan tentu mempunyai prosedur dan syarat yang berbeda terkait hal ini. Karenanya, cari tahu dulu apa saja langkah dan syarat yang perlu dipenuhi agar pengajuan penggantian uang bisa diberikan oleh pihak perusahaan. Dengan memenuhi seluruh syarat serta prosedur tersebut, kemungkinan besar permintaan penggantian akan disetujui dan dananya bisa dicairkan. Sebaliknya, jika ada satu saja syarat yang mungkin terlewat, pengajuan penggantian dana tidak akan diberikan. 
4. Cek Kembali Jenis Biaya yang Ingin Diajukan PenggantiannyaTidak kalah pentingnya, selalu cek kembali penggantian dana yang ingin diajukan dan pastikan termasuk ke jenis biaya yang bisa diganti oleh perusahaan. Jangan sampai melakukan multiple reimbursement atau pembayaran yang dilakukan tak ada hubungannya dengan urusan bisnis. Hal tersebut tentu saja akan dianggap kecurangan yang malah bisa berbuntut pada pemberian sanksi ke pihak karyawan.
5. Hitung Kembali Jumlah Pengembalian Uang Tips yang terakhir, hitung kembali jumlah uang yang telah dikembalikan oleh pihak perusahaan. Jika ternyata tidak sesuai dengan yang diajukan, kamu bisa mengajukan kembali ke pihak perusahaan dengan menyertakan bukti pembayarannya.